1. Geltungsbereich

1.1 Die Doctos GmbH (im Folgenden „Anbieter“ oder „Doctos“) bietet in der App Doctos (iOS, Windows, Browser) einen Assistenten für Dokumentation und Abrechnung zahnärztlicher Behandlungen (wie genauer in Ziffer 3 beschrieben, die „Software“) an. Die durch den Anbieter angebotene Software richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne von § 14 BGB.

1.2 Diese allgemeinen Geschäftsbedingungen (die „AGB“) gelten für die Bereitstellung und Nutzung der Software sowie sämtliche Nutzungsverträge (jeweils ein „Vertrag“ und, gemeinsam, die „Verträge“), die zwischen dem Anbieter und Kunden zur Nutzung der Software geschlossen werden. Mit „Kunde“ ist die juristische oder natürliche Person gemeint, die die Software gemäß diesen AGB nutzt, einschließlich ihrer verbundenen Unternehmen, Geschäftsführer, Mitarbeiter und Bevollmächtigten. „Verbundene Unternehmen“ meint verbundene Unternehmen des Kunden im Sinne der §§ 15ff. AktG. Der Kunde und der Anbieter werden jeweils als „Partei“ und gemeinsam als die „Parteien“ bezeichnet.

1.3 Falls spezielle Bedingungen für einzelne Nutzungen der angebotenen Software von den nachfolgenden Nutzungsbedingungen abweichen, wird an entsprechender Stelle in einer separaten Vereinbarung darauf hingewiesen. Im jeweiligen Einzelfall gelten dann ergänzend die besonderen Nutzungsbedingungen.

1.4 Abweichende oder entgegenstehende Bedingungen des Kunden werden vom Anbieter nicht anerkannt, sofern dieser ihnen nicht ausdrücklich zugestimmt hat. Individuelle Abreden zwischen den Parteien haben stets Vorrang.

1.5 Die aktuelle Version dieser Geschäfts- und Nutzungsbedingungen kann jederzeit unter www.doctos.de/agb eingesehen, abgespeichert und ausgedruckt werden.

2. Vertragsschluss

2.1 Das Angebot des Anbieters, die dort bezeichnete und beschriebene Software zu nutzen, stellt kein rechtlich bindendes Angebot, sondern eine Aufforderung zur Bestellung (invitatio ad offerendum) dar. Durch seine Unterschrift des Angebots gibt der Kunde schließlich eine verbindliche Bestellung zum Kauf bzw. der Buchung der in der Buchungsübersicht angezeigten Software und dem dort dargestellten Preismodell ab. Unmittelbar nach Übermittlung der Buchung erhält der Kunde eine Buchungsbestätigung, die jedoch noch keine Annahme des Vertragsangebots darstellt. Ein Vertrag zwischen dem Kunden und dem Anbieter kommt zustande, sobald der Anbieter dem Kunden die Leistung bereitstellt oder in einer gesonderten E-Mail das Angebot des Kunden annimmt. Bei Widersprüchen zwischen dem Vertrag und den AGB gehen die Regelungen des Vertrags vor.

3. Die Software

3.1 Der Anbieter stellt dem Kunden für die Laufzeit eines Vertrags den Zugang zu der in der App angebotenen und vom Kunden gebuchten Software als Software-as-a-Service über eine Internetverbindung wie nachfolgend näher beschrieben zur Verfügung.

3.2 Der Funktionsumfang der Software lautet wie folgt:

3.2.1 Erstellung standardisierter zahnärztlicher Behandlungsdokumentation.

3.2.2 Speech2Text – Echtzeit Spracherkennung und Übersetzung in Fließtext. Die Qualität der Spracherkennung hängt von vielen Faktoren ab, die der Anbieter nicht beeinflussen kann, wie z.B. Entfernung zum Mikrofon, Umgebungslautstärke oder eingesetzte Hardware.

3.2.3 Analyse des Textes nach zahnmedizinischen Inhalten und Erkennung von vorkonfigurierten Behandlungsschritten und Abrechnungspositionen.

3.2.4 Sprachbasierte Erfassung des zahnärztlichen Befundes. Die unterstützten Befunde können aus dem beigefügten Informationsmaterial zu jeder Bestellung entnommen werden.

In diesem Umfang gewährleistet der Anbieter die Funktionsfähigkeit und Verfügbarkeit der Software während der Dauer eines Vertrages und wird diese in einem zum vertragsgemäßen Gebrauch geeigneten Zustand erhalten.

3.3 Der Anbieter stellt folgende Funktionalitäten für ausgewählte Praxisverwaltungssysteme in eingeschränktem Maße bereit: Übertragung der Behandlungsdokumentation, ausgewählter Abrechnungsinhalte sowie unterstützter Befunde in ausgewählte Praxisverwaltungssysteme. Die unterstützten Systeme, Nutzungshinweise und Einschränkungen können aus dem beigefügten Informationsmaterial zu jeder Bestellung entnommen werden.

Aufgrund der Vielzahl möglicher Einzelkonfigurationen kann keine Gewähr für die vollständige Kompatibilität mit den Kundensystemen übernommen werden.

3.4 Der Kunde darf die Software nur im Rahmen seiner eigenen geschäftlichen Tätigkeit durch eigenes Personal nutzen (die "Autorisierten Nutzer").

3.5 Der Anbieter ist nicht verpflichtet, die Software an die individuellen Bedürfnisse oder die IT-Umgebung des Kunden anzupassen, sofern die Parteien nichts anderes vereinbart haben.

3.6 Der Anbieter ist berechtigt, die Software jederzeit zu aktualisieren, weiterzuentwickeln und insbesondere an eine veränderte Rechtslage, technische Entwicklungen oder zur Verbesserung der IT-Sicherheit anzupassen. Dabei wird der Anbieter auf die berechtigten Interessen des Kunden Rücksicht nehmen und den Kunden rechtzeitig über notwendige Aktualisierungen informieren.

3.7 Der Anbieter trifft die dem Stand der Technik entsprechenden Maßnahmen zum Schutz der Daten des Kunden. Den Anbieter treffen jedoch keine Verwahrungs- oder Aufbewahrungspflichten hinsichtlich der Daten des Kunden. Der Kunde ist für eine ausreichende Sicherung seiner Daten verantwortlich.

3.8 Der Kunde bleibt Eigentümer der auf den Servern des Anbieters gespeicherten Daten und kann diese jederzeit zurückfordern.

4. Laufzeit und Kündigung

4.1 Die Laufzeit des Vertrages sowie das Kündigungsrecht hängen von dem Inhalt der schriftlichen Vereinbarung ab (im Folgenden „Vertragslaufzeit").

4.2 Befristete Verträge – insofern nicht anders vereinbart – können mit einer Frist von sechs Wochen zum Ende der Vertragslaufzeit ohne Angabe von Gründen gekündigt werden.

4.3 Die außerordentliche Kündigung aus wichtigem Grund bleibt beiden Parteien bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen vorbehalten.

4.4 Nach Vertragsende hat der Kunde keinen Zugang mehr zu seinem Account. Alle auf den Servern von Doctos gespeicherten Daten werden 14 Tage nach Vertragsende unwiderruflich gelöscht. Der Kunde ist eigenständig für die Sicherung der Daten verantwortlich.

5. Nutzungsgebühr, Erweiterung des Nutzungsumfangs, Preisanpassungen

5.1 Für die Nutzung der Doctos Software fallen Nutzungsgebühren an. Diese richten sich grundsätzlich nach der Anzahl der Nutzer.

5.2 Die Höhe der Nutzungsgebühr hängen von Art und Umfang der schriftlichen Vereinbarung bzw. der bestellten Leistungen.

5.3 Der Kunde hat jederzeit die Möglichkeit, den Nutzungsumfang zu erweitern, z.B. weitere Lizenzen zu erwerben. Geschieht diese Erweiterung inmitten eines Abrechnungszeitraums, so wird die jeweilige Nutzungsgebühr anteilig berechnet.

5.4 Doctos behält sich das Recht vor, die Preise für laufende Verträge anzupassen, sobald sich diese mangels Kündigung gemäß Ziffer 4.2 dieser Nutzungsbedingungen oder gemäß den Vorschriften der gesonderten schriftlichen Vereinbarung automatisch verlängern. In diesem Fall ist Doctos berechtigt, nach Ablauf der befristeten Vertragslaufzeit entsprechend den nach diesem Zeitpunkt eingetretenen Kostenänderungen Preiserhöhungen vorzunehmen, insbesondere aufgrund von Steigerungen erforderlicher Kosten für die Unterhaltung und Weiterentwicklung der für die Leistungserbringung verwendeten technischen und personellen Infrastruktur. Der Anbieter wird dem Kunden im Falle einer Preisanpassung eine entsprechende Änderung der Preise mindestens sechs Wochen im Voraus schriftlich bekannt geben. Der Kunde ist zur außerordentlichen Kündigung des Vertrages innerhalb von vier Wochen ab Bekanntgabe einer Preisanpassung für den Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Preisanpassung berechtigt. Machen Sie von diesem Recht keinen Gebrauch, wird der Vertrag zu den geänderten Preisen fortgeführt.

6. Zahlungsbedingungen

6.1 Die Nutzungsgebühr ist im Voraus zu entrichten und jeweils zum Beginn des vereinbarten Abrechnungszeitraums fällig.

6.2 Zur Zahlung der Nutzungsgebühr stehen Ihnen folgende Zahlungsmittel zur Verfügung: Überweisung und SEPA-Lastschrifteinzug.

6.3 Wird der Zahlungspflicht nicht nachgekommen oder werden geleistete Beträge zurückgebucht, ist Doctos berechtigt, den Zugang zum Nutzer-Account zu sperren. Werden offene Zahlungsforderungen ausgeglichen, wird der Zugang wieder entsperrt.

7. Umfang der Nutzung, Nutzungsrechte

7.1 Eine körperliche Überlassung der Software an den Kunden findet nicht statt.

7.2 Die Doctos App und ihre Komponenten, insbesondere die Software, sind geistiges Eigentum von Doctos. Der Kunde erhält ein einfaches, d.h. nicht unterlizenzierbares, nicht übertragbares, nicht ausschließliches und auf die Laufzeit des Vertrags begrenztes Nutzungsrecht an der jeweils aktuellen Version der Software durch Zugriff über eine Internetverbindung nach Maßgabe der im Vertrag und diesen AGB festgelegten Bestimmungen und für die festgelegte Anzahl von Berechtigten Nutzern. Der Kunde darf Inhalte, die er in der App abgerufen oder heruntergeladen hat, nur für den eigenen Gebrauch im Rahmen seiner eigenen Geschäftstätigkeit nutzen.

7.3 Im Rahmen des Vertrags behält sich der Anbieter das Recht vor, individuelle Anpassungen, die gemäß den Kundenanforderungen vorgenommen werden, zu nutzen. Dies umfasst das Recht des Anbieters, diese Anpassungen zu verwenden, zu modifizieren, zu reproduzieren, zu verbreiten und in irgendeiner Weise zu verwerten, einschließlich ihrer Integration in die SaaS-Lösung des Anbieters sowie der Erstellung ähnlicher Anpassungen für andere Kunden. Diese Regelung bleibt auch nach Vertragsende bestehen.

8. Verfügbarkeit und Support

8.1 Der Anbieter garantiert eine Verfügbarkeit der Software von mindestens 99% im Jahresmittel am Übergabepunkt. Der Übergabepunkt ist der Routerausgang des Rechenzentrums des Anbieters.

8.2 Der Anbieter richtet einen Support-Service für Anfragen des Kunden zur Software ein. Die Anfragen können über support@doctos.de oder telefonisch an +49 89 444438120 gestellt werden. Die Anfragen werden in der zeitlichen Reihenfolge ihres Eingangs bearbeitet.

8.3 Wartungsarbeiten, Nachrüstungen oder Upgrades, Fehler oder „Bugs" sowie andere Ursachen oder Umstände können zu Unterbrechungen oder Fehlern des Betriebs der Plattform führen. Doctos wird technische Störungen unverzüglich im Rahmen der technischen Möglichkeiten beseitigen.

8.4 Der Kunde hat Störungen unverzüglich an den Anbieter per E-Mail an support@doctos.de zu melden. Eine Störungsmeldung und -behebung ist Montag bis Freitag (ausgenommen bundesweite Feiertage) zwischen 9:00 Uhr bis 18:00 Uhr gewährleistet ("Servicezeiten").

8.5 Telefonische Unterstützung bei Störungen erfolgt während der Geschäftszeiten Montag bis Freitag (ausgenommen bundesweite Feiertage) 10:00 bis 17:00 Uhr.

9. Pflichten des Kunden, Verbotene Nutzungen

9.1 Der Kunde hat die ihm übermittelten Zugangsdaten dem Stand der Technik entsprechend vor Zugriffen Dritter zu schützen und zu verwahren.

9.2 Der Kunde wird dafür sorgen, dass eine Nutzung nur im vertraglich vereinbarten Umfang geschieht. Ein unberechtigter Zugriff ist dem Anbieter unverzüglich mitzuteilen. Der Anbieter ist berechtigt, bei Missbrauch den Zugriff auf den Account, den Login-Bereich, die Software und/oder andere Leistungen zu sperren.

9.3 Der Kunde ist verpflichtet, die technischen Voraussetzungen für Zugriff auf die Software über eine Internetverbindung, insbesondere ausreichend Bandbreite und Latenz, selbst sicherzustellen. Werden diese technischen Voraussetzungen vom Kunden nicht erfüllt, kann es unter Umständen zu Einschränkungen der Nutzbarkeit der Software kommen. Der Anbieter ist für diese Einschränkungen nicht verantwortlich.

9.4 Für die Inhalte und mit der Software verarbeiteten Daten ist ausschließlich der Kunde verantwortlich. Der Kunde ist verpflichtet, die Software in keiner Weise zu nutzen, die gegen geltendes Recht, behördliche Anordnungen, Rechte Dritter oder Vereinbarungen mit Dritten verstößt.

9.5 Der Kunde wird den Anbieter bei auftretenden Leistungsstörungen in angemessenem Umfang bei der Fehleridentifizierung und -behebung unterstützen. Der Anbieter ist berechtigt, dem Kunden vorübergehend Fehlerumgehungsmöglichkeiten aufzuzeigen und die eigentliche Ursache später durch Anpassungen an der Software zu beseitigen, sofern dies dem Kunden zumutbar ist.

10. Gewährleistung

10.1 Doctos stellt dem Kunden mit der Software ausschließlich ein Hilfsmittel für die Erstellung der Behandlungsdokumentation und der Abrechnung zur Verfügung. Die Nutzung dieses Hilfsmittels entbindet Sie nicht von der Pflicht einer eigenständigen und sorgfältigen Dokumentation nach gesetzlichen Vorschriften und Bestimmungen der Berufsordnung. Der Kunde ist allein dafür verantwortlich, dass die mit Hilfe der Doctos Software erstellte Dokumentation und Abrechnung den gesetzlichen Vorgaben entspricht.

10.2 Sie stellen Doctos von allen Ansprüchen frei, die Dritte gegen Doctos wegen eines Verstoßes gegen Ziffer 10.1 geltend machen.

11. Haftung

11.1 Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Arglist, Vorsatz, grober Fahrlässigkeit sowie bei schuldhafter Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit.

11.2 Unbeschadet der Fälle unbeschränkter Haftung gemäß vorstehender Ziffer 11.1 haftet der Anbieter für leicht fahrlässige Pflichtverletzungen nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten, also Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht oder deren Verletzung die Erreichung des Vertragszwecks gefährdet und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf, allerdings beschränkt auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden.

12. Datenschutz

12.1 Die Parteien werden die für sie jeweils geltenden anwendbaren datenschutzrechtlichen Bestimmungen einhalten.

12.2 Der Kunde bleibt im Hinblick auf personenbezogene Daten die verantwortliche Stelle und hat daher stets zu prüfen, ob die Verarbeitung solcher Daten über die Nutzung der Software von entsprechenden Erlaubnistatbeständen getragen ist.

12.3 Sofern und soweit der Anbieter im Rahmen der Leistungserbringung Zugriff auf personenbezogene Daten des Kunden hat, werden die Parteien vor Beginn der Verarbeitung einen entsprechenden Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen und dem Vertrag als Anlage beifügen. In diesem Fall wird der Anbieter die entsprechenden personenbezogenen Daten allein nach den dort festgehaltenen Bestimmungen und nach den Weisungen des Kunden verarbeiten.

13. Vertraulichkeit

13.1 Der Anbieter verpflichtet sich, alle Vertraulichen Informationen, die er im Zusammenhang mit dem Vertrag und seiner Erfüllung erlangt, vertraulich zu behandeln und diese nicht an/mit Dritten offenzulegen, weiterzugeben oder anderweitig zu nutzen. "Vertrauliche Informationen" sind Informationen, die als vertraulich gekennzeichnet sind oder deren Vertraulichkeit sich aus den Umständen ergibt (einschließlich Geschäftsgeheimnisse), unabhängig davon, ob sie in schriftlicher, elektronischer, verkörperter oder mündlicher Form mitgeteilt wurden. Die Vertraulichkeitsverpflichtung gilt nicht, wenn der Anbieter zur Offenlegung der vertraulichen Informationen gesetzlich oder aufgrund einer rechtskräftigen oder rechtsverbindlichen Entscheidung einer Behörde oder eines Gerichts verpflichtet ist.

13.2 Der Kunde und vom Kunden beauftragte Dritte dürfen vertrauliche Informationen nicht durch Reverse Engineering erhalten. „Reverse Engineering" in diesem Zusammenhang bedeutet alle Handlungen, einschließlich Beobachten, Testen, Untersuchen und Rückbauen der Software, mit dem Ziel, vertrauliche Informationen zu erhalten.

14. Schlussbestimmungen

14.1 Sollten einzelne Regelungen dieser AGB oder des Vertrags unwirksam oder nicht durchführbar sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Regelungen hiervon unberührt. Die Parteien werden solche Regelungen durch wirksame und durchführbare Regelungen ersetzen, die dem Sinn und wirtschaftlichen Zweck sowie dem Willen der Parteien bei Vertragsschluss möglichst gleichkommen. Entsprechendes gilt im Falle einer Vertragslücke. Es ist der ausdrückliche Wille der Parteien, damit die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen unter allen Umständen aufrechtzuerhalten und § 139 des Bürgerlichen Gesetzbuchs insgesamt auszuschließen.

14.2 Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss der kollisionsrechtlichen Bestimmungen und des Übereinkommens der Vereinten Nationen über Verträge über den internationalen Warenverkehr vom 11.4.1980 (UN-Kaufrecht).

14.3 Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesen AGB oder dem Vertrag ist München, Deutschland.

Stand: Dezember 2024

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